REFORMA TRIBUTÁRIA

Reforma Tributária altera profundamente as rotinas do contas a pagar nas empresas

A Emenda Constitucional nº 132/2023, que instituiu a Reforma Tributária no Brasil, trouxe mudanças estruturais na forma como os tributos sobre o consumo são cobrados e administrados. Embora o novo modelo tenha como objetivo principal a simplificação do sistema tributário no longo prazo, o período de transição, previsto para ocorrer entre 2026 e 2033, exigirá adaptações imediatas das empresas, especialmente nas rotinas do setor de contas a pagar.

Historicamente, o sistema tributário brasileiro foi marcado pela complexidade e pela multiplicidade de tributos incidentes sobre o consumo, como PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS. Cada um desses impostos possui regras próprias, competências distintas e formas específicas de apuração, o que sempre demandou alto nível de controle por parte das áreas financeiras e fiscais.

Com a Reforma Tributária, esse modelo será gradualmente substituído pelo chamado IVA Dual — Imposto sobre Valor Agregado em dois níveis. O novo sistema será composto pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), gerido conjuntamente por estados e municípios. Apesar da unificação da base de cálculo, ambos os sistemas coexistirão durante vários anos.

Durante o período de transição, as empresas terão que operar simultaneamente com o modelo atual e com o novo regime tributário. Esse cenário aumenta significativamente a complexidade operacional, exigindo atenção redobrada do contas a pagar, que será responsável por validar documentos fiscais emitidos sob regras diferentes e garantir a correta execução dos pagamentos.

A apuração da CBS e do IBS introduz uma nova lógica de tributação, baseada na não cumulatividade plena. Na prática, isso significa que o imposto deixa de ser parcialmente embutido no preço e passa a ser destacado de forma mais transparente nas notas fiscais. Para o contas a pagar, isso representa a necessidade de conferência mais técnica das informações tributárias antes da liberação dos pagamentos.

Outro ponto relevante da reforma é a introdução do modelo de split payment, ou pagamento dividido. Nesse sistema, no momento do pagamento ao fornecedor, a parcela correspondente ao tributo poderá ser automaticamente separada e recolhida diretamente ao Fisco. Essa mudança exige integração entre os sistemas financeiros, fiscais e bancários da empresa, além de novos controles no contas a pagar.

A gestão de créditos tributários também ganha ainda mais importância no novo modelo. Como a não cumulatividade será plena, o aproveitamento de créditos dependerá diretamente da qualidade e da regularidade das notas fiscais recebidas. Qualquer erro na documentação ou no destaque do imposto pode resultar na perda do crédito, impactando diretamente o caixa da empresa.

Além disso, a Reforma Tributária traz alterações nos layouts dos documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e a NFS-e. Esses documentos passarão a conter novos campos, códigos e alíquotas, incluindo informações relacionadas ao Imposto Seletivo, que incidirá sobre produtos específicos. O contas a pagar deverá garantir que os arquivos XML estejam em conformidade com as novas exigências legais.

A adaptação ao novo sistema expõe fragilidades em processos manuais e controles pouco estruturados. Empresas que ainda dependem de conferências manuais terão maior risco de inconsistências, atrasos em pagamentos e geração de passivos fiscais. Por isso, a revisão de processos e a atualização de sistemas se tornam indispensáveis.

Com a tendência de maior automação da fiscalização e cruzamento eletrônico de dados, eventuais divergências entre documentos fiscais, pagamentos e informações declaradas poderão ser identificadas com mais rapidez pelos órgãos fiscais. Nesse contexto, o contas a pagar passa a exercer um papel estratégico na prevenção de autuações e penalidades.

Por fim, a capacitação das equipes financeiras é um fator decisivo para uma transição segura. Os profissionais de contas a pagar precisarão compreender a nova lógica do IVA Dual, as regras de crédito tributário e o funcionamento do split payment. Mais do que executar pagamentos, esse setor passa a atuar diretamente na conformidade tributária e financeira das empresas em um novo cenário fiscal.